1.مقدمه:
حساب مفهومی است كه اطلاعات مربوط به هر يک از انواع دارايی، بدهی و سرمايه يک موسسه بر حسب اعداد قابل سنجش به پول در آن ثبت میشود.
2. طبقهبندی حسابها از نظر نوع حساب:
- حسابهای ترازنامهای : به مجموعهای از حسابها كه نشان دهنده وضعيت مالی موسسه در يک تاريخ مشخص هستند، حسابهای تراز نامهای میگويند.
- حسابهای سود و زيانی: به مجموعهای از حسابها كه نشان دهنده عملكرد موسسه در يک دوره مالی مشخص هستند، حسابهای سود و زيانی میگويند.
- حسابهای انتظامی: حسابهایی كه ماهيت مالی ندارند و صرفا جهت مقاصد آماری نگهداری میشوند. را حسابهای انتظامی میگویند.
3. طبقه بندی حسابها بر اساس نحوه عمل در پايان سال:
- حسابهای دائمی: به حسابهايی كه مانده آنها در پايان سال از طريق سند اختتاميه بسته شده و از طريق سند افتتاحيه به سال مالی بعد منتقل میشوند، حسابهای دائمی گفته میشود. حسابهاب تراز نامهای (دارايیها، بدهیها و حقوق صاحبان سهام يا سرمايه ) و حسابهای انتظامی از نوع حسابهای دائمی هستند.
داراییها: به منابع اقتصادی یک شرکت که سبب ساز منافع آینده میباشد دارایی یک شرکت گویند.
- داراییهای جاری: به مجموعه داراییهای که در قالب دارایی نقد میباشند و بتوان آنها را به طور مستقیم و آسان به دارایی نقد تبدیل کرد گویند که شامل موارد زیر میباشد.
- نقد و بانک: به مجموعه حسابهایی گویند که در بانک پسانداز گردیده و یا به صورت جاری موجود میباشد و در قالب اسناد یا مبالغ ریالی قابل ارائه میباشند.
- صندوق: به مجموعه مبلغهایی که در شرکت نگهداری میشوند و به صورت جاری میباشند.
- تنخواه گردان: به شخصی که مسئول خرید ملزومات شرکت است گویند در واقع این فرد زیر مجموعه حسابداری قرار میگیرد و برای تامین هزینهها مبلغی را در اختیار وی قرار میدهند تا بتواند مخارج شرکت را بپردازد.
- پیشپرداختها: در مواقعی شرکت پرداختهایی را انجام میدهد که در قبال آن خدمات یا کالایی را دریافت نمیکند.
- سپردهها: به نوعی از دارایی گفته میشود که به دو صورت دارایی ملکی و دارایی رهنی وجود دارد.
- موجودی کالا: به کالاهایی که با هدف فروش در انبار نگهداری میگردد موجودی کالا گویند این دسته از موجودیها نیز در سیستم حسابداری موجود با همین عنوان منظور میگردند.
- حسابها و اسناد دریافتی: حسابهایی که به صورت نقد و نسیه وجود دارند مانند چکهای دریافت شده یا سفتههای دریافت شده.
- داراییهای ثابت: مجوعه داراییهای که در قالب دارایی نقد نمیباشند و نمیتوان آنها را به طور مستقیم و آسان به دارایی نقد تبدیل کرد گویند مانند قطعه زمینی که فروش آن مدت زمانی به طول میانجامد.
- داراییهای نامشهود: به داراییهای همانند حق امتیاز یا برند تجاری که نمیتوان آنها را مشاهده کرد اما وجود دارند.
بدهیها: در صورت وجود تعهدات به اشخاص یا شرکتها باید آنها را در قالب وجه نقد یا تحویل کالا پرداخت نماییم که به این تعهدات بدهی گویند.
- بدهی جاری: به بدهیهایی از جمله پرداخت حقوق، اسناد پرداختی بدهی جاری گویند.
- بدهی بلند مدت: به وامهای پرداختی یا اسناد پرداختی بلند مدت گویند.
سرمایه: به داشتههای نقدی و غیر نقدی شخص مالک که در شرکت آورده است سرمایه گویند.
- حساب موقت : به حسابهايی كه مانده آنها در پايان سال مالی صفر میشود و به سال بعد منتقل نمیشود. حسابهای موقت میگويند. حسابهای سود و زيانی (درآمدها و هزينهها) از نوع حسابهای موقت هستند.
4. طبقه بندی حساب ها بر اساس ماهيت حسابها:
- حسابهای با ماهيت بدهكار: بر اساس تعريف، دارايیها و هزينهها دارای ماهيت بدهكار هستند. به اين معنی که افزايش اين حسابها با ثبت بدهكار و كاهش آنها با ثبت بستانكار نمايش داده میشود.
- حسابهای با ماهيت بستانكار: بر اساس تعريف، بدهيها، حقوق صاحبان سهام و درآمدها دارای ماهيت بستانكار هستند. به اين معنی كه افزايش اين حسابها با ثبت بستانكار و كاهش آنها با ثبت بدهكار نمايش داده میشود.
5. تعریف حسابها – گروه:
- نرم افزار حسابداری سپیدار همکاران سیستم، شامل چهار سطح (گروه/کل/معین/تفصیل) میباشد.
نکته: در صورتیکه برای یک معین ویژگی پیگیری را فعال نمایید میتوانید موقع صدور سند حسابداری در سطح پیگیری نیز (مانند سطح پنجم) اطلاعاتی وارد کرده و در مرورحسابها در سطح پیگیری گزارش بگیرید.
به اولين طبقه در طبقهبندي حسابها، گروه میگويند كه سرفصلهای اصلی در صورتهای مالی را تشكيل میدهند. نوع حساب در اين طبقه تعيين میگردد و در نتيجه زيرمجموعه هر گروه دارای انواع يكسانی میباشند. (براي مثال اگر نوع يك گروه ترازنامهای باشد، حسابهای معين زيرمجموعه اين گروه نيز ترازنامهای خواهند بود.) طول كد گروه متناسب به نيازهای موسسه يك يا دو رقم است.طول كد حساب از منوی سمت راست سیستم گزینه تنظيمات عملیات مجدد گزینه تنظیمات تنظيم میگردد.
نکته: امكان تغيير طول كد حساب بعد از تعريف كدينگ وجود ندارد.
پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عمليات روی گزينه “درختواره حسابها” كليك كنيد.
بعد از نصب سيستم ، شما میتوانيد با توجه به نوع صنعت يا فعاليت شركت از كدينگ پيش فرض پيشنهاد شده توسط سيستم استفاده نماييد. براي اين كار كافی است در پنجره “درختواره حسابها” ، بر روی علامت سپيدار بالای فرم كليک نموده و از گزينه “درج حسابهای پيش فرض” يكي از چهار كدينگ پيشنهادی سيستم را كه شامل كدينگ بازرگانی، كدينگ خدماتی و كدينگ توليدی و کدینگ پیمانکاری میباشد را انتخاب نماييد. با اين عمل، كدينگ استاندارد انتخابی در در ختواره حسابها ايجاد میگردد.
براي ايجاد گروه حساب جديد، بر روی شاخه اصلی “حسابها” راست كليک نموده و گزينه جدید را بزنيد. دراين صورت فرم تعريف حساب باز شده و شما میتوانيد گروه جديد را در صفحه “اطلاعات اصلی” تعريف نماييد.
همچنين میتوان برای تعريف گروه حساب جديد در قسمت بالای فرم درختواره حسابها، علامت جديد 
را زده و يا بر روی علامت سپيدار بالای فرم كليک نموده و از بين گزينهها، گزينه جديد را انتخاب نمود.
جهت ورود اطلاعات حساب گروه، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد:
- امكان انتخاب حساب سر شاخه در سطح گروه حساب وجود ندارد.
- ورود اطلاعات “كد” و “عنوان حساب” اجباری است. پس از تعريف اين اطلاعات، در همه جای سيستم هر جا نياز به مشاهده، نمايش يا انتخاب گروه باشد، اطلاعات “كد” و “عنوان” به عنوان مشخصات گروه نمايش داده میشوند .
- اطلاعات “كد” و “عنوان” وارد شده برای گروههای مختلف نميتوانند تكراری باشند.
- در صورتيكه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده میكنيد، ورود اطلاعات “عنوان حساب(2)” اجباری است. در همه جای سيستم در حالت استفاده از زبان دوم هر جا نياز به مشاهده، نمايش يا انتخاب گروه باشد، اطلاعات “كد” و “عنوان (2)” به عنوان مشخصات گروه نمايش داده میشوند.
- اطلاعات “عنوان حساب (2)” وارد شده برای گروههای مختلف نمیتوانند تكراری باشند .
- وضعيت در سطح حساب گروه غير فعال میباشد و فقط در سطح حساب معين میتوان، حساب مربوطه را فعال يا غير فعال نمود.
- ماهيت حساب به صورت پيش فرض انتظامی است كه ميتوان آن را با توجه به ماهيت حساب تغيير داد.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی ويرايش اطلاعات حسابها تعريف شده باشد، ويرايش حساب گروه در هر شرايطی امكان پذير است.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی حذف حسابها تعريف شده باشد، حذف گروه حساب در صورتی كه زير شاخه نداشته باشد، امكان پذير است.
- میتوان درختواره حسابها را بر اساس كد و عنوان مرتب نمود. شما میتوانيد برای اين كار از قسمت پايين فرم
استفاده نماييد. - نحوه نمايش در ختواره حسابها بر اساس “كد” ، “عنوان” ، “كد- عنوان” و “عنوان-كد” وجود دارد. شما میتوانيد برای اين كار از قسمت پايين فرم استفاده نماييد.
6. يادداشت و اطلاعات تكميلی:
برای توضیحات تکمیلی و یادداشتهای مخصوص به حسابها به این آیتم مراجعه کنید.
7. تعريف حسابها _ كل:
اين طبقه از حسابها اقلام صورتهای مالی را تشكيل میدهند و همچنين در نوشتن دفاتر و گزارشگيری از آنها استفاده میشود. ماهيت حسابها در سطح كل تعريف ميگردد. در سيستم طول كد كل عبارت است از طول كد گروه مربوطه به علاوه ارقامی كه به حساب كل اختصاص داده میشود. به عنوان مثال اگر كد گروه داراییهای جاری11 باشد حساب كل موجودی نقد و بانک 1110 خواهد بود كه رقم ابتدايی آن نشان دهنده گروه اين حساب است.
براي ايجاد حساب كل جديد، بر روی حساب گروه مربوطه راست كليک نموده و گزينه جدید را بزنيد. دراين صورت فرم تعريف حساب باز شده و شما میتوانيد حساب كل جديد را در صفحه ” اطلاعات اصلی” تعريف نماييد.
جهت ورود اطلاعات حساب كل، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد:
- امكان انتخاب حساب سر شاخه در سطح حساب كل وجود دارد. يعنی میتوان از سلكتور حساب سرشاخه، گروه مربوطه را انتخاب نمود .
- ورود اطلاعات “كد” و “عنوان حساب” اجباری است. پس از تعريف اين اطلاعات، در همه جای سيستم هر جا نياز به مشاهده، نمايش يا انتخاب حساب كل باشد، اطلاعات “كد” و “عنوان” به عنوان مشخصات كل نمايش داده میشوند .
- اطلاعات “كد” و “عنوان” وارد شده برای حساب كلهای مختلف نمیتوانند تكراری باشند.
- در صورتيكه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده میكنيد، ورود اطلاعات “عنوان حساب(2)” اجباری است.
- اطلاعات “عنوان حساب (2)” وارد شده برای حساب كلهای مختلف نمیتوانند تكراری باشند.
- وضعيت در سطح حساب كل غير فعال میباشد و فقط در سطح حساب معين میتوان، حساب مربوطه را فعال يا غير فعال نمود.
- ماهيت حساب به صورت پيش فرض “مهم نيست” میباشد كه میتوان آن را با توجه به ماهيت حساب تغيير داد.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی ويرايش اطلاعات حسابها تعريف شده باشد، ويرايش حساب كل در هر شرايطي امكان پذير است.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی حذف حسابها تعريف شده باشد، حذف حساب كل در صورتی كه زير شاخه نداشته باشد، امكان پذير است.
8. تعريف حسابها _ معين:
سطح معين آخرين سطح اصلی حسابها است. اين سطح همچنين سطح عملياتی سيستم نيز میباشد كه در صدور سند شركت مینمايد. كد سطح معين عبارت است از كد گروه ، كد كل و ارقامی كه به معين اختصاص دارد. همچنين ماهيت يک حساب از نظر بدهكار يا بستانكار بودن در اين سطح تعريف میشود. علاوه بر اين سيستمهايی كه يک حساب در فرآيند صدور سند آن سيستم شركت میكند در اين سطح تعريف میگردد. در اين سطح ويژگیهای يک حساب شامل ويژگیهای كنترل ماهيت اول دوره، تفصيلی پذير، ارزی، تسعير پذير و پيگيری نيز قابل تعريف میباشند.
براي ايجاد حساب معين جديد، بر روی حساب كل مربوطه راست كليک نموده و گزينه جدید را بزنيد. دراين صورت فرم تعريف حساب باز شده و شما میتوانيد حساب معين جديد را در صفحه “اطلاعات اصلی” تعريف نماييد.
جهت ورود اطلاعات حساب معين، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد:
- امكان انتخاب حساب سر شاخه در سطح حساب معين وجود دارد. يعنی میتوان از سلكتور حساب سرشاخه، حساب كل مربوطه را انتخاب نمود.
- ورود اطلاعات “كد” و “عنوان حساب” اجباری است. پس از تعريف اين اطلاعات، در همه جای سيستم هر جا نياز به مشاهده، نمايش يا انتخاب حساب معين باشد، اطلاعات “كد” و “عنوان” به عنوان مشخصات معين نمايش داده میشوند.
- اطلاعات “كد” و “عنوان” وارد شده برای حساب كلهای مختلف نمیتوانند تكراری باشند.
- در صورتيكه از امكانات زبان دوم در سيستم استفاده میكنيد، ورود اطلاعات “عنوان حساب(2)” اجباری است.
- اطلاعات “عنوان حساب (2)” وارد شده برای حساب معينهای مختلف نمیتوانند تكراری باشند.
- وضعيت در سطح حساب معين به صورت پيش فرض فعال میباشد. انتخاب گزينه “فعال” برای يک معين، موجب میشود بتوانيد از اين معين در سيستم استفاده كنيد. در صورت غيرفعال بودن يک معين، امكان صدور اسناد جديد برای اين معين در سيستم وجود نخواهد داشت ولی میتوانيد اسنادی كه قبلا صادر شده است را مشاهده كنيد و يا گزارشهای مربوط به آن معين را تهيه كنيد.
- ماهيت حساب به صورت پيش فرض “مهم نيست” میباشد كه میتوان آن را با توجه به ماهيت حساب تغيير داد.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی ويرايش اطلاعات حسابها تعريف شده باشد، ويرايش حساب معين در هر شرايطی امكان پذير است.
- در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی حذف حسابها تعريف شده باشد، حذف حساب معين در صورتي كه گردش نداشته باشد، امكان پذير است.
- ويژگي كنترل ماهيت طی دوره را برای معينهايی كه ماهيت حساب آن بدهكار و يا بستانكار باشد، میتوان فعال نمود. ویژگی کنترل ماهیت طی دوره گزارشی از معینهایی که طی دوره خلاف ماهیت میشوند به ما ارایه میدهد. برای مثال معین موجودی بانک ماهیت بدهکار دارد ولی ممکن است طی دوره نیز بستانکار شود. این گزارش در پایان سال و در زمان دائم کردن اسناد نمایش داده میشود. و صرفا برای گزارش گیری میباشد و مانعی برای دائم کردن نمیباشد.
- هنگام تعريف حساب معين جديد میتوان ويژگی تفصيلی پذير به آن داد. بعد از گردش دار شدن حساب معين مربوطه ويژگی تفصيلی پذير غير فعال خواهد شد.
- امكان دادن ويژگی ارزی، تسعير پذير و پيگيری برای حساب معين مربوطه در شرايطی كه گردش نداشته باشد امكان پذير است.
- اگر معين مورد نظر ويژگی ارزی را داشته باشد، هنگام صدور سند سه ستون مبلغ ارز، ارز و نرخ ارز فعال میشود تا بتوانيم اطلاعات ارزی مورد نياز را وارد نماييم. در صورتی که حساب معین مورد نظر، در سیستم گردش داشته باشد، نمیتوان تیک مربوط به ویژگی “ارزی” حساب معین مذکور را ویرایش نمود.
- اگر معين مورد نظر ويژگی پيگيری را داشته باشد، هنگام صدور سند دو ستون شماره پيگيری و تاريخ پيگيری فعال میشود تا بتوانيم اطلاعات پيگيري را وارد نماييم.
9. ارتباط حساب معین و سرفصلهای ترازنامه:
برای تهیهی گزارش ترازنامه و تهیه صورت صورت سود و زیان در گزارش ساز میتوان ارتباطی میان حساب های معین و سرفصلها برقرار کرد. برای این کار، با کلیک روی علامت 
در فرم تعریف حساب و یا با کلیک بر روی علامت سپيدار بالای فرم، گزینه “سرفصل ها … ” را انتخاب کنید. دراين صورت فرم ارتباط حساب معین و سرفصلهای ترازنامه باز شده و شما میتوانيد سرفصل و طبقه مورد نظر را انتخاب کنید.
برای حذف سرفصلی که نمایش داده میشود از دکمه 
و برای اضافه کردن یک سرفصل جدید از دکمه 
استفاده کنید.
در انتها برای ذخیره فرم از دکمه 
ویا کلیدهای میانبر Ctrl + S و یا انتخاب گزینهی ذخیره از علامت سپیدار استفاده کنید.
10. ليست حسابها:
برای مشاهده ليست حسابهای تعريف شده، وارد قسمت حسابداری شده و در اين فهرست روی گزينه “حسابها” كليك كنيد.
با انتخاب اين گزينه، ليستی از حسابهای تعريف شده در سيستم به همراه خلاصهای از اطلاعات تعريف شده برای آنها نمايش داده میشود.
برای گرفتن گزراش از سرفصل معینها میتوانید از بالای فرم درختواره حسابها 
و یا از قسمت حسابداری، قسمت فهرست، حسابها را باز کرده و بالای فرم علامت “مرور معینها و سرفصلها” را زده و سپس در گزارش باز شده سرفصلهای تمام حسابهای معین مشاهده میشوند، میتوانید در ستون سرفصل “خالی باشد” را فیلتر کرده و از تمامی معینهایی که به سرفصل ارتباط داده نشدهاند، گزارش بگیرید.
11. امکان ارسال حسابهای گروه،کل، معین به اکسل و دریافت از اکسل در فهرست حسابها برای شما فراهم شده است.
12.موارد و مشكلات:
| پيغام/مشكل | دلیل | نحوه رفع مشکل |
| “كد حساب تكراری است” | هنگام تعريف حساب جديد و يا ويرايش حساب، كد وارد شده قبلا برای حساب ديگری اختصاص يافته باشد. | 1. كد ديگری كه قبلا استفاده نشده است، به حساب جديد اختصاص دهيد. |
| “عنوان حساب تكراری است” | هنگام تعريف حساب جديد و يا ويرايش حساب، عنوان وارد شده قبلا برای حساب ديگری اختصاص يافته باشد. | 1. عنوان ديگری كه قبلا استفاده نشده است، به حساب جديد اختصاص دهيد. |
| “عنوان حساب (2) تكراری است” | هنگام تعريف حساب جديد و يا ويرايش حساب، عنوان(2) وارد شده قبلا برای حساب ديگری اختصاص يافته باشد . | 1. عنوان (2) جديدي كه قبلا استفاده نشده است، به حساب جديد اختصاص دهيد . |
| “ بدليل وجود زيرشاخه امكان حذف وجود ندارد “ | حذف شاخهای مانند شاخه گروه و كل كه زير شاخه داشته باشند. | 1. ابتدا بايستی زير شاخه مربوط به شاخهای كه قابل حذف نمیباشد را حذف نموده و سپس خود شاخه را حذف نماييد. |
| “حساب ريشه قابل ويرايش نيست” | اگر از ليست حسابها شاخه اصلی “حسابها” را بخواهيم ويرايش نماييم. | 1. امكان ويرايش سرشاخه اصلی “حسابها” وجود ندارد. |
| ” اين حساب معين در اقلام سند حسابداری استفاده شده و قابل حذف نيست” | شما برای معين مربوطه گزينه حذف را انتخاب كردهايد. | 1. ابتدا بايستی سندهايی كه با معين مورد نظر گردش داشته را حذف نموده وسپس میتوان معين را حذف نمود. |
| “اين حساب در عمليات اول دوره استفاده شده و قابل حذف نيست” | شما برای معين مربوطه گزينه حذف را انتخاب كردهايد. | 1. ابتدا بايستی سند عمليات اول دوره را حذف نموده وسپس میتوان معين را حذف نمود. |