صدور سند اختتامیه و افتتاحیه

1.مقدمه:

بر طبق فرض دوره مالي ، شرکت‌ها در پايان سال مالي موظف به بستن حساب‌هاي خود وانتقال به سال مالي بعد هستند. قبل از ثبت سند اختتامیه می بایست تمامی حسابر طبق فرض دوره مالی، شرکت‌ها در پایان سال مالی موظف به بستن حساب‌های خود و انتقال به سال مالی بعد هستند. قبل از ثبت سند اختتامیه می‌بایست تمامی حساب‌های موقت بسته شوند. حساب‌های موقت تمامی حساب‌های سود و زیان که از حساب فروش و درآمد، هزینه، بهای تمام شده تشکیل شده است و نهایتاً مانده آن به حسابی مانند سود و زیان سال جاری بسته می‌شود. در مرحله بعد نیز بایستی حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شود و به سال بعد منتقل شود که این کار با صدور سند اختتامیه انجام می‌شود. پس از صدور سند اختتامیه بایستی حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده در سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود و این امر با صدور سند افتتاحیه محقق می‌شود.

 ثبت سند اختتامیه تمامی عملیات مالی سال گذشته بسته می‌شود. با ثبت سند اختتامیه دیگر امکان ثبت سند در آن سال مالی وجود ندارد. با انجام اصلاحات لازم بر روی اسناد موقت و انتقال آن به دفاتر کل، مانده‌حساب در دفترکل صفر می‌شود. یک تراز آزمایشی در اختتامیه ایجاد می‌شود که مشمول حساب‌های دائمی باشد.

 عملیات اختتامیه شامل:

 بسته‌شدن حساب‌های مربوط به درآمد و فروش به‌عنوان اولین مرحله محسوب می‌شود، در این مرحله باقیمانده درآمد و فروش باید بدهکار شود و حساب به‌عنوان خلاصه سود و زیان بستانکار ایجاد شود.

 بستن کلیه حساب‌های مربوط به هزینه‌ها مرحله دوم است، در این مرحله باید تمام هزینه‌ها به همراه خلاصه درصد سود و زیان بدهکار شود و تمام هزینه‌های موجود از طریق بستانکار ثبت شود.

 بستن تمام حساب‌های مربوط به خلاصه زیان و سود در مرحله سوم انجام می‌شود و خلاصه سود و زیان جمع‌آوری‌شده منتقل می‌شود. در کل، مانده بستانکار، میزان سود را نشان می‌دهد و همچنین مانده بدهکار، میزان زیان طی شده در سال مالی قبل را نشان می‌دهد.

در نهایت کلیه حساب‌های دائمی بسته شده و سند اختتامیه ثبت می‌شود.

2. صدور سند اختتامیه:

 پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عملیات روی گزینه “صدور سند اختتامیه و افتتاحیه” کلیک کنید.

فرمی که در اختیار شما قرار می‌گیرد شما می‌توانید اطلاعات را وارد نموده و عملیات صدور سند اختتامیه را انجامید.

جهت صدور سند اختتامیه، موارد و نکات زیر را مدنظر داشته باشید

 ۱.در صورتی که برای کاربر، حقوق دسترسی صدور سند اختتامیه تعریف شده باشد، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند اختتامیه نماید .

 ۲.قبل از صدور سند اختتامیه حتماً بایستی اسناد سال مالی مربوطه قطعی شده باشند .

 ۳.قبل از صدور سند اختتامیه حتماً بایستی مانده‌حساب‌های سود و زیانی صفر شده باشد (از طریق صدور سند بستن حساب‌های سود و زیانی).

 ۴.سند اختتامیه با وضعیت دائم صادر گردیده و در فهرست اسناد با وضعیت دائم نمایش داده می‌شود و امکان تغییر وضعیت آن توسط کاربر وجود ندارد.

 ۵.سند اختتامیه را می‌توان با درنظرگرفتن شماره پیگیری و یا بدون درنظرگرفتن شماره پیگیری صادر نمود. اگر در قسمت تنظیمات سیستم حسابداری، گزینه “صدور سند تسعیر و اختتامیه به تفکیک شماره پیگیری” فعال شده باشد، سند اختتامیه با درنظرگرفتن شماه پیگیری صادر خواهد شد .

 ۶. با باز شدن فرم، سیستم به‌صورت پیش‌فرض “نوع سند” را اختتامیه نمایش می‌دهد که شما می‌توانید باتوجه‌به نوع عملیات (اختتامیه یا افتتاحیه) آن را تغییر دهید.

7. “تاریخ سند” اجباری است. سیستم به‌صورت پیش‌فرض “تاریخ سند” را با تاریخ روز نمایش می‌دهد. شما می‌توانید تاریخ را خالی نموده و تاریخ را به‌صورت دستی وارد نمایید و یا با زدن کلید   “تاريخ سند” با تاريخ روز پر خواهد شد .

8. بعد از وارد نمودن تاريخ سند اختتاميه شما می‌توانيد با زدن كليد   بالای فرم، سند اختتاميه را صادر نموده و همچنين با زدن كليد   بالای فرم، سند اختتاميه صادر شده را مشاهده نماييد.

9.شما می‌توانید با کلیک بر روی علامت سپیدار بالای فرم و انتخاب گزینه،  سند اختتاميه را حذف نماييد.

10.بعد از صدور سند اختتاميه امكان صدور سند در سال مالی كه سند اختتاميه صادر شده است، وجود نخواهد داشت.

3.صدور سند افتتاحیه:

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عمليات روی گزينه “صدور سند اختتاميه و افتتاحيه” كليک كنيد .

فرمی كه در اختيار شما قرار می‌گيرد شما می‌توانيد اطلاعات را وارد نموده و عمليات صدور سند افتتاحيه را انجام دهيد.

جهت صدور سند افتتاحیه، موارد و نکات زیر را مدنظر داشته باشید:

 ۱.در صورتی که برای کاربر، حقوق دسترسی صدور سند افتتاحیه تعریف شده باشد، کاربرمی تواند اقدام به صدور سند افتتاحیه نماید .

 ۲.ابتدا باید سال مالی جدید را ایجاد نموده و در سال مالی ایجاد شده اقدام به صدور سند افتتاحیه نمایید .

 ۳.سند افتتاحیه با وضعیت موقت صادر گردیده و در فهرست اسناد با وضعیت موقت نمایش داده می‌شود. شما می‌توانید؛ مانند بقیه سندها اقدام به تبدیل اسناد موقت به دائم نمایید و وضعیت سند را تغییر دهید .

 ۴.جهت صدور سند افتتاحیه، لازم است که در سال مالی قبل سند اختتامیه صادر شده باشد .

 ۵.با باز شدن فرم، سیستم به‌صورت پیش‌فرض “نوع سند” را اختتامیه نمایش می‌دهد که شما باید نوع سند را تغییر داده و افتتاحیه را انتخاب نمایید.

6.”تاریخ سند” اجباری است. سیستم به‌صورت پیش‌فرض “تاریخ سند” را با تاریخ روز نمایش می‌دهد. شما می‌توانید تاریخ را خالی نموده و تاریخ را به‌صورت دستی وارد نمایید و یا با زدن کلید   “تاريخ سند” با تاريخ روز پر خواهد شد.

7.بعد از وارد نمودن تاريخ سند افتتاحيه شما می‌توانيد با زدن كليد   بالای فرم، سند افتتاحيه را صادر نموده و همچنين با زدن كليد   بالای فرم، سند افتتاحيه صادر شده را مشاهده نماييد.

8.بعد از صدور سند افتتاحیه، می‌توان سند مربوطه را ویرایش نمود (امکان اضافه و یا حذف نمودن قلم سند وجود دارد).

9.شما می‌توانید با کلیک بر روی علامت سپیدار بالای فرم و انتخاب گزینه، سند افتتاحيه را حذف نماييد.

4.موارد و مشکلات:

پيغام/مشكل	دليل	نحوه رفع مشكل
“آيا مطمئن هستيد؟”	هنگام صدور و حذف سند اختتاميه و افتتاحيه	۱. هنگام صدور سند اختتامیه، با زدن کلید “بله” به مرحله بعدی وارد می‌شود.  ۲. هنگام صدور سند افتتاحیه، با زدن کلید “بله” سند افتتاحیه صادر خواهد شد.  ۳. هنگام صدور سند اختتامیه و افتتاحیه، با زدن کلید “خیر” ، عملیات صدور سند انجام نمی‌شود.
“سند اختتاميه صادر شد”	آخرين مرحله هنگام صدور سند اختتاميه	1. با زدن كليد تاييد سند اختتاميه صادر می‌شود.
“تاريخ سند بايد بزرگتر از تاريخ آخرين سند قطعی باشد”	هنگام صدور سند اختتامیه و افتتاحیه؛ تاریخ وارد شده، کوچک‌تر از تاریخ آخرین سند دائم شده می‌باشد.	۱. تاریخ وارد شده را پاک نموده و تاریخ جدید را که صحیح می‌باشد دوباره وارد می‌نماییم.
“تاريخ در محدوده سال مالی جاری نيست”	هنگام صدور سند اختتامیه و افتتاحیه؛ تاریخ وارد شده در محدوده سال مالی صدور سند نیست.	۱. تاریخ وارد شده را پاک نموده و تاریخ جدید را که صحیح می‌باشد دوباره وارد می‌نماییم.
“سند حذف شد”	هنگام حذف سند اختتاميه و افتتاحيه	1. با زدن كليد تاييد سند حذف خواهد شد.
“سند افتتاحيه صادر شد”	آخرين مرحله هنگام صدور سند افتتاحيه	1. با زدن كليد تاييد سند افتتاحيه صادر می‌شود.
“به دلیل وجود سند افتتاحیه در سال مالی بعد، امکان حذف سند اختتامیه وجود ندارد”	هنگام حذف سند اختتاميه	۱. ابتدا بایستی سند افتتاحیه را از وضعیت دائم خارج نموده و سپس می‌توان سند را حذف نمود.
“امکان حذف سند حسابداری با وضعیت دائم وجود ندارد”	هنگام حذف سند اختتاميه	۱. ابتدا بایستی سند افتتاحیه را از وضعیت دائم خارج نموده و سپس می‌توان سند را حذف نمود.
“تاریخ سند وارد نشده است”	گزينه تاريخ سند خالی می‌باشد.	۱. تاریخ سند را وارد نموده و عملیات صدور سند را انجام می‌دهیم.
“هیچ عملیاتی انجام نداده‌اید، آیا از بستن فرم مطمئن هستید؟”	فرم صدور سند اختتامیه و افتتاحیه باز شده ولی هیچ‌گونه عملیاتی انجام‌گرفته نشده است و شما می‌خواهید از فرم خارج شوید.	۱. با زدن کلید “بله” ، فرم بسته خواهد شد. ۲. با زدن کلید “خیر” ، فرم بسته نشده و منتظر انجام عملیات از جانب شما خواهد بود.
“حساب‌های سود زیان زیر دارای مانده می‌باشند”	سند بستن حساب‌های سود و زیانی صادر نشده است.	1. ابتدا بایستی سند بستن حساب‌های سود و زیانی صادر گردیده و سپس اقدام به صدور سند اختتامیه نمود.
“تمامی اسناد باید در وضعیت دائم باشند”	در سال مالی مربوطه، برخی از اسناد در وضعیت موقت هستند.	1. ابتدا بایستی تمامی اسناد را دائم نموده و سپس اقدام به صدور سند اختتامیه نمود.