تبدیل اسناد موقت به دائم – راهنمای سپیدار سیستم

تبدیل اسناد موقت به دائم:

از دیگر امکانات سیستم حسابداری، موقت کردن اسناد حسابداری به دائم است. که برای بستن سال مالی و صدور سند کل نیاز است ابتدا اسناد را به حالت دائم دربیاوریم.

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عمليات روي گزينه “تبديل اسناد موقت به دائم” كليك كنيد.

فرمی كه در اختيار شما قرار می‌گيرد شما می‌توانيد اطلاعات را وارد نموده و عمليات تبديل اسناد موقت به دائم را انجام دهيد.

جهت تبديل اسناد موقت به دائم، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد:

در صورتی‌كه برای كاربر، حقوق دسترسی تبديل اسناد موقت به دائم تعريف شده باشد، می‌توان اسناد موقت را به دائم تبديل نمود.
در قسمت “آخرين سند دائم” فرم، اگر در سال مالی جاری اسنادی قطعی شده باشد، شماره و تاريخ آخرين سند دائم را می‌توانيد مشاهده نماييد.

3. شما می‌توانيد هم بر اساس تاريخ و هم بر اساس شماره سند عمليات تبديل اسناد موقت به دائم را با زدن كليد بالای فرم انجام دهيد.

4. سيستم به صورت پيش فرض “اسناد تا تاريخ” را با تاريخ روز نمايش می‌دهد. شما می‌توانيد با زدن كليد تاريخ را خالی نموده و تاريخ را به صورت دستی وارد نماييد و يا با زدن كليد “اسناد تا تاريخ” با تاريخ روز پر خواهد شد.

5. شما می‌توانيد با زدن گزينه “تا شماره” شماره سند مد نظرتان را وارد نموده واسناد را تا همان شماره دائم نماييد.

6. بعد از عمليات تبديل اسناد موقت به دائم، امكان صدور سند حسابداری به تاريخی كوچكتر از تاريخ آخرين سند دائم وجود نخواهد داشت.

7. بعد از عمليات تبديل اسناد موقت به دائم، امكان ويرايش و يا حذف اسناد دائم در سيستم وجود نخواهد داشت.

8. با تبديل اسناد موقت به دائم‌، عمليات شماره گذاری مجدد اسناد توسط سيستم به صورت اتوماتيک انجام می‌شود.

9. در حین تبدیل اسناد موقت به دائم با آلارم اسناد خلاف ماهیت هستند مواجه می‌شوید و با زدن کلید تایید ادامه کار را انجام دهید.

10. بعد از دائم نمودن اسناد‌، در فهرست اسناد حسابداری، وضعيت سندهای دائم شده به صورت دائم نمايش داده می‌شوند.

2. تبدیل اسناد دائم به موقت:

عمليات ديگری كه روی اسناد وجود دارد، تبديل اسناد دائم به موقت است. زمانی كه سندی از وضعيت دائم خارج می‌شود، سند قابل ويرايش بوده و می‌توان آن را حذف نمود.

پس از ورود به سيستم در منوی سمت راست، وارد قسمت حسابداری شده و در قسمت عمليات روی گزينه “تبديل اسناد موقت به دائم” كليك كنيد.

نکته: برای تبدیل اسناد دائم به موقت : در فرم مورد نظر، تیک تا شماره را، 0( صفر ) را تایپ می کنیم، سپس علامت قفل بسته را می‌زنیم، پیغامی نمایش داده می‌شود که بله را انتخاب می‌کنیم و تمامی اسناد به موقت تبدیل می‌شوند.

جهت تبديل اسناد دائم به موقت، موارد و نكات زير را مدنظر داشته باشيد.

در صورتيكه برای كاربر، حقوق دسترسی تبديل اسناد دائم به موقت تعريف شده باشد، مي توان اسناد دائم را به موقت تبديل نمود.
اگر در سال مالی مورد نظر، سند اختتاميه صادر شده باشد، امكان تبديل اسناد دائم به موقت وجود نخواهد داشت، مگر اينكه سند اختتاميه حذف گرديده و سپس عمليات مربوطه را انجام داد.
اگر در سال مالی مورد نظر، سند کل صادر شده باشد، امکان تبدیل اسناد دائم به موقت وجود نخواهد داشت، مگر اینکه سند کل حذف گردیده و سپس عملیات مربوطه را انجام داد.
بعد از عمليات تبديل اسناد دائم به موقت، امكان ويرايش و يا حذف اسناد موقت در سيستم وجود خواهد داشت.
بعد از موقت نمودن اسناد، در فهرست اسناد حسابداری، وضعيت سندها به صورت موقت نمايش داده می‌شوند.

3. موارد و مشکلات:

پيغام/مشكل	دليل	نحوه رفع مشكل
“پيش از تغيير وضعيت اسناد به دائم، عمليات شماره گذاری مجدد اسناد انجام می‌شود، آيا ادامه می‌دهيد؟”	پيغام _ هنگام تبديل اسناد موقت به دائم	1. با زدن كليد “بله” عمليات شماره گذاري مجدد اسناد انجام شده و اسناد به وضعيت دائم تبديل می‌گردند. 2. با زدن كليد “خير” شماره گذاري مجدد اسناد انجام نشده و عمليات تبديل اسناد موقت به دائم انجام نمی‌گيرد.
“تاريخ وارد شده بايد بزرگتر از تاريخ آخرين سند قطعی باشد”	هنگام تبديل اسناد موقت به دائم؛ تاريخ وارد شده، كوچكتر از تاريخ آخرين سند دائم شده می‌باشد.	1. تاريخ وارد شده را پاک نموده و تاريخ جديد را كه صحيح مي باشد دوباره وارد می‌نماييم.
“شماره وارد شده بايد از شماره آخرين سند دائم بزرگتر باشد”	هنگام تبديل اسناد موقت به دائم؛ شماره وارد شده، كوچكتر از شماره آخرين سند دائم شده می‌باشد.	1. شماره وارد شده را پاک نموده و شماره جديد را كه صحيح می‌باشد دوباره وارد می‌نماييم.
“تاريخ وارد شده بايد از تاريخ آخرين سند دائم كوچكتر باشد”	هنگام تبديل اسناد دائم به موقت؛ تاريخ وارد شده، بزرگتر از تاريخ آخرين سند دائم شده می‌باشد.	1. تاريخ وارد شده را پاک نموده و تاريخ جديد را كه صحيح مي باشد دوباره وارد می‌نماييم.
“شماره وارد شده بايد از تاريخ آخرين سند دائم كوچكتر باشد”	هنگام تبديل اسناد دائم به موقت؛ شماره وارد شده، بزرگتر از تاريخ آخرين سند دائم شده می‌باشد.	1. شماره وارد شده را پاک نموده و شماره جديد را كه صحيح مي باشد دوباره وارد می‌نماييم.
“تاريخ سند وارد نشده است”	گزينه “اسناد تا تاريخ” خالی می‌باشد.	1. تاريخ سند را وارد نموده و عمليات مربوطه را انجام می‌دهيم.
“شماره سند وارد نشده است”	گزينه “اسناد تا شماره” خالی می‌باشد.	1. شماره سند را وارد نموده و عمليات مربوطه را انجام می‌دهيم.
“آيا مطمئن هستيد؟”	پيغام _ هنگام تبديل اسناد دائم به موقت	1. با زدن كليد “بله” اسناد به وضعيت موقت تبديل می‌گردند. 2. با زدن كليد “خير” عمليات تبديل اسناد دائم به موقت انجام نمی‌گيرد.
“بدليل وجود سند اختتاميه امكان تغيير وضعيت اسناد به موقت وجود ندارد”	در سال مالی مورد نظر سند اختتاميه صادر شده است.	1. ابتدا بايستی سند اختتاميه را حذف نموده و سپس اسناد را از وضعيت دائم به موقت تبديل نمود.
“هيچ عملياتي انجام نداده ايد، آيا از بستن فرم مطمئن هستيد؟”	فرم تبديل اسناد باز شده ولي هيچ‌گونه عملياتی انجام گرفته نشده است و شما می‌خواهيد از فرم خارج شويد.	1. با زدن كليد “بله”، فرم تبديل اسناد بسته خواهد شد. 2. با زدن كليد “خير”، فرم تبديل اسناد بسته نشده و منتظر انجام عمليات از جانب شما خواهد بود.