مفهوم:
صورت هزینه، سندی است که در آن میتوانید هزینههای مرتبط تنخواه را ثبت نمایید. با استفاده از این سند امکان ثبت انواع هزینههایی که در کارگاه انجام میشوند و نیز هزینههای مستقیم انجامگرفته در دفتر مرکزی برای تنخواه را خواهید داشت. همچنین امکان ثبت هزینهها به تفکیک هزینههای نقدی و اعتباری وجود دارد.
کاربرد:
تنخواهدار پس از پرداخت هزینه و جمعآوری اصل مستندات نسبت به تنظیم سند هزینه اقدام نموده و سپس با تخصیص یک شماره به طور سریال به سند هزینه خود و درج تاریخ نسبت به ثبت جمع مبلغ سند هزینه مزبور در ستون پرداخت دفتر، اقدام مینماید.
ورود اطلاعات صورت هزینه تنخواه:
پس از ورود به سیستم در منوی سمت راست، وارد قسمت “دریافت و پرداخت” شده و در قسمت عملیات روی گزینه ” صورت هزینه تنخواه جدید” کلیک کنید.
در پنجرهای که در اختیار شما قرار میگیرد، در صفحه اطلاعات اصلی، اطلاعات موردنیاز را وارد کنید.
ورود اطلاعات “تنخواهدار”، “شماره”، “تاریخ”، “ارز تنخواه” اجباری است.
پس از انتخابکردن تنخواهدار و شماره و تاریخ و ارز تنخواه از قسمت پایین فرم روی علامت
کلیک نمایید و اطلاعات مربوط را وارد نمایید.
نکات:
1. در ستون اعلامیه بد/بس، اعلامیههای بدهکار و بستانکار ثبت شده با نوع تنخواهدار نمایش داده میشود که باتوجهبه اعلامه موردنظر خود میتوانید آن را انتخاب نمایید.
اعلامیههای ثبت شده با نقش تنخواهدار برای تنخواهدار انتخاب شده در بالای فرم نمایش داده میشود و حساب معین انتخاب شده در قسمت بدهکار اعلامیه بد/بس نمایش داده میشود و قابلتغییر نیست.
2. قسمت عنوان تفصیلی تأمینکننده زمانی است که تنخواهدار میخواهد مبلغی را به یک تأمینکننده پرداخت کند.
بعد از انتخاب تأمینکننده بهصورت خودکار حساب معین حسابهای پرداختنی است که قابلویرایش است و میتوانید آن را تغییر دهید.
در این قسمت تمامی طرف حسابهای فعال با نقش تأمینکننده نمایش داده میشود.
3. افرداد و شمارههای مرتبط حالت یادداشت دارند که میتوانید در این قسمت وارد نمایید.
همچنین منظور از حساب معین، معین سمت بدهکار سند حسابداری است.
در حساب معین میتوانید معینهای هزینههای انجام شده را وارد کنید و اگر معینی تفضیلی پذیر باشد مرکز هزینهای که برای آن هزینه انجام شده است را انتخاب نمایید و در صورت نیاز شرح را وارد کنید.
نکته: درصورتیکه مبلغ صورت هزینه تنخواه ارزی باشد باید در فیلد مبلغ، روی علامت ماشینحساب کلیک کرده تا صفحه زیر باز شود.
در این صفحه باتوجهبه مبلغ ارز و نرخ روز آن ارز اطلاعات را پر کنید. نیازی به پر کردن هر سه آیتم نیست. به طور مثال با پر کردن دو فیلد مبلغ ارز و نرخ، نرمافزار بهصورت خودکار مبلغ به ارز پایه را محاسبه میکند.
توجه: در قسمت پایین فرم میتوانید با انتخاب گزینه
صورت هزینه تنخواه را ارسال به اکسل یا از اکسل دریافت کنید.
همچنین میتوانید از پایین فرم روی علامت
کلیک نمایید تا مانده تنخواهدار را به شما نمایش دهد.
بعد از ثبت همه این موارد ذکر شده میتوانید از قسمت بالای فرم صورت هزینه تنخواه را ذخیره نمایید و در آخر آن را تأیید کنید.
نکته: اگر بعد از ثبت تأیید نهایی با این پیغام روبهرو شدید: حساب معین قلم صورت هزینه شماره 3 تعیین نشده است، باید حساب معین هزینه را از قسمت پایین در سطر مربوطه انتخاب کنید.
توجه: ممکن است بعد از ثبت تأیید صورت هزینه تنخواه با این پیغام روبهرو شوید: با این عمل مانده تنخواه منفی میشود.
برای حل این مشکل در صورت نیاز خود اگر بخواهید سیستم کنترلی روی مانده منفی تنخواه نداشته باشد، میتوانید از منو تنظیمات مجدد تنظیمات و از تب “دریافت و پرداخت” گزینه موجودی منفی تنخواهگردان کنترل شود را غیرفعال کنید.
با این عمل صورت هزینه تنخواه با مانده منفی ثبت میشود.
بعد از تأیید صورت هزینه تنخواه میتوانید اقدام به صدور سند، ویرایش و حذف سند حسابداری نمایید.
نکته: در فرم صورت هزینه تنخواه بعد از ثبت و ذخیره آن میتوان از بالای فرم گزینه
تکثیر یا کپی را بزنید تا یک کپی از همان صورت هزینه تنخواه به شما نمایش داده شود.
لیست صورت هزینه تنخواه، نحوه حذف و ویرایش آنها:
- از منو “دریافت و پرداخت” و از قسمت فهرست روی “صورت هزینههای تنخواه” کلیک کنید.
- در این فهرست تمامی صوت هزینههای تنخواه مشاهده میشود.
- میتوانید با کلیک راست روی هر صورت هزینه تنخواه آن را ویرایش یا حذف نمایید.
مشکلات کاربری:
| سوال | پاسخ (علل) |
| علت اینکه امکان ثبت صورت هزینه تنخواه در سیستم نمیباشد، چیست؟ | 1. کاربر دسترسی ثبت صورت هزینه تنخواه را ندارد. 2. آیتمهای ستارهدار در فرم رسید دریافت پر نشده است. |
| در چه صورتی امکان حذف صورت هزینه تنخواه، وجود ندارد؟ | 1. اگر صورت هزینه تنخواه تایید شده باشد. 2. گر برای صورت هزینه تنخواه سند حسابداری صادر شده باشد. |
| چرا نمیتوان اطلاعات صورت هزینه تنخواه را ویرایش نمود؟ | 1. اگر صورت هزینه تنخواه تایید شده باشد. 2. اگر برای صورت هزینه تنخواه سند حسابداری صادر شده باشد. |